برای دریافت ویزای تجاری معتبر، معمولاً مدارک زیر باید آماده و ارائه شود:
دعوت‌نامه رسمی تجاری از طرف شرکت میزبان در کشور مقصد.


نامه اشتغال به کار از شرکت فعلی متقاضی که هدف سفر و سمت شغلی در آن ذکر شده باشد.


تکمیل فرم درخواست ویزای تجاری طبق الگوی سفارت.


پاسپورت معتبر با حداقل ۶ ماه اعتبار.


عکس پرسنلی استاندارد با پس‌زمینه سفید.


رزرو بلیط رفت و برگشت پرواز.


بیمه مسافرتی معتبر برای مدت زمان حضور در کشور مقصد.


مدرک اقامت در کشور مقصد (دعوت‌نامه، واچر هتل یا اجاره‌نامه).


مدارک مالی معتبر شامل پرینت حساب بانکی یا نامه حمایتی از طرف دعوت‌کننده.


برنامه سفر کاری که شامل جلسات، رویدادها و محل‌های اقامت باشد.


رسید پرداخت هزینه ویزای تجاری که توسط سفارت مربوطه تعیین می‌شود.

ویزای تجاری اروپا، آمریکا و کانادا ممکن است شرایط خاص‌تری داشته باشد.


داشتن دعوت‌نامه تجاری معتبر شانس دریافت ویزا را افزایش می‌دهد.


مدارک مالی و بیمه مسافرتی نقش مهمی در تصمیم افسر ویزا دارند.


هرگونه نقص در مدارک ممکن است باعث رد شدن درخواست شود.